Alle functionaliteiten
Het Vluchtelingen Volgsysteem biedt een complete oplossing voor registratie, communicatie, rapportage en samenwerking bij de opvang van vluchtelingen.
Registratie & Beheer
Beheer bewoners, locaties en kamers met uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden.
AVG-compliant bewaartermijnen
Bewoners archiveren/verwijderen met complete audit logging. Alle wijzigingen worden gelogd met datum, tijd en gebruiker.
Rollen en rechten per medewerker
Uitgebreid rechtensysteem met verschillende rollen zoals Administrator, Locatiebeheerder en Gebruiker. Per medewerker instelbaar met Azure AD synchronisatie.
Schaalbaarheid
Professionele PostgreSQL database geschikt voor duizenden bewoners. Moderne API architectuur voor meerdere gelijktijdige gebruikers met paginering tot 10.000 records.
Locatie- en kamerbeheer
Beheer van opvanglocaties met adres, status en categorie. Per locatie kamerbeheer met capaciteit voor volwassenen en kinderen, geblokkeerde bedden en automatische bezettingsberekening.
Beschikbare kamers over alle locatiesNieuw 2026
Eén lijst met de kamers van al uw locaties, de meeste vrije bedden bovenaan. Per kamer de locatie, de gemeente en de bedden die bezet, geblokkeerd en vrij zijn.
Panden per locatieNieuw 2026
Bestaat een locatie uit meerdere gebouwen, zoals een hotel en een bungalowpark? Leg per pand het adres en objectnummer vast en koppel kamers aan het juiste pand.
Kaart met vrije beddenNieuw 2026
Alle locaties en panden op de kaart, met per marker het aantal vrije bedden. Filter op gemeente, sociale partij en rayon, en sleep een pin naar de juiste plek.
Lockerbeheer per locatieNieuw 2026
Beheer lockers en wijs ze toe aan bewoners. Per locatie in te schakelen, met een doorzoekbaar overzicht op nummer, status (vrij/bezet) en gekoppelde personen. Bij verhuizen of uitschrijven wordt de locker automatisch losgekoppeld.
Lockers voor meerdere personenNieuw 2026
Koppel een locker net als een groep aan meerdere bewoners tegelijk via een ledenlijst. Leg per locker een vrije opmerking vast, bijvoorbeeld voor een defect of een reservesleutel.
Uitgebreide persoonsgegevens
Registratie van NAW-gegevens, BSN, gezinssamenstelling, opleiding, taalvaardigheid, huisarts, kenteken en betrokken instanties.
Zoek- en filterfuncties
Geavanceerde zoekfunctionaliteit met filtering per kolom. Ondersteunt diverse operatoren zoals 'bevat', 'begint met' en 'tussen'.
Monitoring afwezigheidNieuw 2026
Registratie van afwezigheid met datum van/tot en reden. VVS telt de nachten en signaleert wie langdurig afwezig is of de 28 dagen nadert.
Archivering vertrokken bewoners
Bewoners die vertrokken zijn op 'niet actief' zetten met apart archief overzicht. Volledige geschiedenis blijft beschikbaar.
Communicatie & Documentatie
Houd alle communicatie en documenten bij op één centrale plek.
GespreksverslagenNieuw 2026
Bijhouden van gespreksverslagen met datum, tijd en betrokken medewerker. Chronologisch overzicht per bewoner.
Contactmomenten registratieNieuw 2026
Registreer alle contactmomenten met bewoners inclusief type contact en resultaat.
Incidenten managementNieuw 2026
Registratie van incidenten met datum, betrokkenen en beschrijving. Koppeling aan bewoners en locaties.
Logboek notitiesNieuw 2026
Logboek notities per bewoner met onderwerp, auteur en mede-auteurs. Koppel meerdere betrokken bewoners aan één notitie. Chronologisch overzicht.
Document uploadNieuw 2026
Upload documenten per bewoner zoals intake formulieren, waarschuwingsbrieven en administratie. Categorisering per documenttype, met viruscontrole bij het uploaden.
Waarschuwingen, sancties en externe meldingenNieuw 2026
Waarschuwing, schorsing of verwijdering met periode en reden, zichtbaar onder de persoon. Meldingen aan hulpdiensten (politie, brandweer, GGD) apart vastgelegd.
Rapportage & Analyse
Krijg inzicht in bezetting, samenstelling en in-/uitstroom met uitgebreide rapportages.
Intelligence Dashboard met filtersNieuw 2026
Kies meerdere locaties tegelijk en filter op gemeente, sociale partij en soort opvang (OEK, COA, AMV). De filters gelden voor alle tabbladen, ook de SPUK-rapportage.
Invoer taskforceNieuw 2026
BRP-cijfers, taakstelling en realisatie per peildatum. VVS berekent de gerealiseerde capaciteit en bezetting zoals die op de peildatum was.
Koppelvlak (API)Nieuw 2026
Read-only koppelvlak voor uw datawarehouse of andere systemen, inclusief kamers, panden en taskforce-cijfers.
Bewonerslijsten printen & exporteren
Export naar Excel (.xlsx) met respect voor filters. Alle overzichten kunnen via browser worden geprint.
Inzagerecht bewoner (AVG)
Uitdraai van alle persoonsgegevens per bewoner voor AVG-inzageverzoeken. Export naar Excel beschikbaar.
Rapportage bezetting per locatieNieuw 2026
Percentage bezetting, snijverlies en beschikbare plaatsen per locatie en totaal over alle locaties.
In- en uitstroom trackingNieuw 2026
Rapportage van instroom (aankomsten) en uitstroom (vertrek) per locatie en totaal alle locaties.
Samenstelling per locatieNieuw 2026
Rapportage leeftijdscategorieën en verdeling man/vrouw per locatie en totaal.
Werk en leefgeld rapportageNieuw 2026
Overzicht werk/leefgeld status met naam werkgever of reden leefgeld. Aantallen per locatie en totaal.
Werk- en denkniveau rapportageNieuw 2026
Rapportage beroep en opleiding Oekraïne vs Nederland. Overzicht werk- en denkniveau per locatie en totaal.
Pasjes & toegangscontrole
Registreer wie in- en uitcheckt met QR-pasjes en een rol-bewuste scanner. Elke scan wordt vastgelegd als scanmoment, zodat je altijd de actuele aanwezigheid per locatie ziet.
QR-pasjes voor bewoners en bezoekersNieuw 2026
Toegangscontrole met QR-pasjes als aparte module, per gemeente in of uit te schakelen. Zowel bewoners als bezoekers krijgen een eigen pasje.
Scannen op drie manierenNieuw 2026
Scan een pasje met de camera, met een aangesloten (USB-)handscanner of via handmatige invoer, wat het beste past bij de locatie.
Kiosk-modus en controle-scanNieuw 2026
Een rol-bewuste scanner in twee vormen: een schermvullende kiosk-modus die scans automatisch als In of Uit registreert, en een controle-scan die de actuele status van een bewoner toont.
Scanmomenten vastgelegdNieuw 2026
Elke scan wordt vastgelegd met tijdstip, richting (In/Uit), locatie en wie scande. Zichtbaar per persoon in het dossier en als overzicht in de navigatiebalk, gescoped op de eigen locaties.
Aanwezig melden bij een scanNieuw 2026
Bij een controle-scan kan een muteerder een afwezige bewoner direct aanwezig melden; dat legt automatisch een In-scan vast.
BewonersschermNieuw 2026
Een tweede scherm gericht op de bewoner toont bij elke scan alleen Ingecheckt of Uitgecheckt, nooit een naam of kamernummer.
QR-labels printenNieuw 2026
Druk de QR-pasjes voor bewoners en bezoekers zelf af als label.
Scan het pasje, en de bewoner wordt automatisch in- of uitgecheckt.
Geavanceerde Functionaliteit
Extra tools voor efficiënte samenwerking en procesbewaking.
Dagoverzicht per locatieNieuw 2026
Een automatisch samengesteld overzicht per dag of week van de gebeurtenissen per locatie, zoals instroom, uitstroom, afwezigheid, plaatsingen, gesprekken en incidenten, met wie de wijziging deed. Aan te vullen met een handmatige overdracht.
Takenlijst met toewijzingNieuw 2026
Taken aanmaken en toewijzen aan collega's met status tracking en deadlines. Overzicht van openstaande taken.
Formulieren samenstellenNieuw 2026
Templates voor incidentmeldingen, waarschuwingen en POP-plannen. Stel met drag-and-drop uw eigen formulieren samen, zoals een intake-checklist, met een tooltip per vraag.
Dashboard laatste wijzigingenNieuw 2026
Hoofdscherm dat bij inloggen toont wie de laatste wijzigingen heeft aangebracht en wanneer. Filter op type wijziging.
Intake monitoringNieuw 2026
Tracking van intake proces met gedetailleerde stappen en voortgang per actie voor nieuwe bewoners.
Bewonersoverzicht met fotoNieuw 2026
Genereer overzicht van bewoners met foto's voor beveiligingsbedrijf. Export functionaliteit beschikbaar.
Meldingen en signaleringenNieuw 2026
Notificatie systeem met triggers op basis van datums en events. Bijvoorbeeld herinnering voor verplichte gesprekken.
Aangepaste rol beveiligersNieuw 2026
Speciale rol voor medewerkers beveiligingsbedrijf met beperkte toegang. Configureerbare rechten per rol.
Planbord bewonerskamersNieuw 2026
Visueel dashboard met alle kamers in één oogopslag. Toon welke bewoners in welke kamers wonen met drag & drop.
EffectmetingenNieuw 2026
Registratie effectmetingen zoals Positieve Gezondheid met configureerbare meetinstrumenten en rapportage.
Team-agendaNieuw 2026
Overzicht van afspraken voor medewerkers per locatie met kalender weergave en notificaties.
Overdracht systeemNieuw 2026
Digitale overdracht ter vervanging van losse Word-documenten. Per locatie/dienst met versie beheer.
Kenteken overzichtNieuw 2026
Lijst van kentekens van bewoners met print/export functionaliteit voor parkeerbeleid.
Verhuizingen inplannenNieuw 2026
Plan verhuizingen van bewoners van te voren in met datum en nieuwe locatie. Overzicht van geplande en uitgevoerde verhuizingen.
Planbord voor takenNieuw 2026
Een bord met uw eigen stappen, bijvoorbeeld voor registratie of aanmeldingen. Sleep taken door het proces en koppel ze aan de bewoners om wie het gaat.
Rechten per taak en per locatieNieuw 2026
Rollen zoals Muteerder, Locatiebeheerder, Functioneel beheerder en Beveiliger, per medewerker en per locatie in te stellen.
Klaar om te starten?
Neem contact met ons op voor een persoonlijke demo of meer informatie over prijzen en implementatie.