Samen doorontwikkelen: hoe feedback van gemeenten VVS sterker maakt

Het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS) wordt dagelijks gebruikt door gemeenten in heel Nederland. Elke gemeente werkt daarbij op haar eigen manier, met eigen processen, uitdagingen en accenten. Juist daarom is het voor ons belangrijk om niet alleen een systeem te leveren, maar ook in gesprek te blijven met de mensen die ermee werken.

De praktijk als uitgangspunt

De afgelopen periode zijn we bij verschillende gemeenten langs geweest om VVS 2.0 toe te lichten. Tijdens deze sessies nemen we gebruikers mee in de werking van de applicatie en de veranderingen ten opzichte van eerdere versie. Minstens zo belangrijk is wat er daarna gebeurt: het gesprek. Welke functionaliteiten sluiten goed aan? Waar zitten nog knelpunten? En wat kan slimmer of eenvoudiger? Door deze vragen samen te bespreken, ontstaat waardevolle input die we direct kunnen meenemen in de verdere ontwikkeling van VVS.

In gesprek met de regio Rotterdam-Rijnmond (RCVS)

Een van de recente bezoeken was bij het Regionaal Coördinatiepunt Vluchtelingen Spreiding (RCVS) in de regio Rotterdam-Rijnmond. Vanuit deze samenwerking wordt de opvang georganiseerd voor 13 gemeenten, waaronder Rotterdam.

Het organiseren van opvang is momenteel in heel Nederland een complexe puzzel. De druk op beschikbare plekken is landelijk groot, en dat is ook merkbaar binnen de regio Rotterdam-Rijnmond. De druk op beschikbare plekken is zowel landelijk als regionaal groot. Juist dan is actueel en betrouwbaar inzicht essentieel. VVS speelt hierin een belangrijke rol door zichtbaar te maken waar capaciteit beschikbaar is en door gemeenten te ondersteunen in het afstemmen van deze informatie.

Wat opviel in het gesprek, is dat VVS al vanaf een vroeg stadium onderdeel is geweest van hun werkwijze. In de beginfase, rond de start van de opvang, is het systeem samen met gemeenten doorontwikkeld. Dat heeft ervoor gezorgd dat VVS steeds beter aansluit op de praktijk.

Van VVS 1.0 naar 2.0

Gebruikers binnen het RCVS werken al meerdere jaren met VVS 1.0. In de dagelijkse praktijk is het systeem een vast onderdeel geworden van het werkproces. Tegelijkertijd kwamen er ook wensen naar voren, bijvoorbeeld rondom aanvullende informatie en het verminderen van dubbel werk.

In VVS 2.0 zien zij duidelijke verbeteringen. Functionaliteiten zoals het kamer- en locatieoverzicht geven in één oogopslag inzicht in wie waar verblijft. Ook het plannen van verhuizingen en het werken met dossiers, logboeken en opmerkingen dragen bij aan meer structuur en overzicht.

Hoewel een nieuwe versie in eerste instantie wennen kan zijn, werd ook benoemd dat de nieuwe opzet uiteindelijk juist helpt om informatie overzichtelijker en centraler te organiseren.

Eén systeem, betere samenwerking

Een belangrijk inzicht uit het gesprek is het belang van werken vanuit één systeem. Waar voorheen vaak met losse Excelbestanden werd gewerkt, biedt VVS nu één centrale plek voor informatie.

Dat maakt niet alleen het werk binnen een gemeente efficiënter, maar versterkt ook de samenwerking tussen gemeenten. Zeker in regio’s waar meerdere gemeenten met elkaar moeten afstemmen, zoals Rotterdam-Rijnmond, is dat van grote waarde.

Vooruitkijken: ondersteunen in de ‘puzzel’

Als we vooruitkijken, zien gebruikers binnen het RCVS een duidelijke rol voor VVS in het ondersteunen van de verdeling van bewoners. Het maken van de juiste match tussen persoon en plek blijft een complexe puzzel, waarbij factoren zoals beschikbaarheid, samenstelling en behoeften een rol spelen.

Een systeem dat helpt om die puzzel inzichtelijk te maken en te ondersteunen, wordt gezien als een belangrijke stap voor de toekomst. Niet alleen voor de huidige doelgroep, maar mogelijk ook breder.

Samenwerking als basis

Voor ons is het belangrijk dat gemeenten zich gehoord voelen en invloed hebben op de ontwikkeling van het systeem. Door regelmatig langs te gaan en in gesprek te blijven, bouwen we samen aan een oplossing die werkt in de praktijk.

De gesprekken bij onder andere het RCVS laten zien hoe waardevol die samenwerking is. Feedback uit de praktijk helpt ons om VVS verder te verfijnen en flexibel mee te laten bewegen met de realiteit van gemeenten.

Zo zorgen we ervoor dat VVS blijft aansluiten bij een omgeving die continu verandert; en bij de mensen die er dagelijks mee werken. Meer weten over VVS of ervaringen uit de praktijk? Neem gerust contact met ons op of plan een demo.