Hoe zorgt u voor een goede overdracht tussen diensten op een opvanglocatie?

Nieuw in VVS: het dagoverzicht per locatie brengt de belangrijkste gebeurtenissen van de dag automatisch samen in één overzicht.

Op een opvanglocatie gebeurt iedere dag veel. Nieuwe bewoners arriveren, anderen vertrekken, afwezigheden worden geregistreerd, gesprekken vinden plaats en soms moeten incidenten of bijzonderheden worden vastgelegd.

Wanneer een dienst eindigt en collega's het werk overnemen, is het belangrijk dat belangrijke informatie niet verloren gaat. Toch betekent een overdracht in de praktijk vaak dat medewerkers verschillende schermen of dossiers moeten openen om een volledig beeld te krijgen van wat er die dag is gebeurd.

Juist daarom is in VVS het nieuwe dagoverzicht per locatie toegevoegd. Deze functionaliteit brengt de belangrijkste gebeurtenissen van een gekozen dag automatisch samen in één overzicht, zodat medewerkers direct beschikken over de informatie die zij nodig hebben.

Alles wat die dag is gebeurd, in één overzicht

Het dagoverzicht verzamelt automatisch de gebeurtenissen die gedurende de dag op een locatie zijn geregistreerd. Hierdoor hoeft u niet verschillende onderdelen van VVS te openen om een compleet beeld te krijgen van de situatie.

De informatie wordt overzichtelijk gegroepeerd in de volgende categorieën:

• Instroom
• Uitstroom
• Afwezigheid
• Plaatsingen
• Locatie en kamers
• Zorg en aandacht
• Dossieraanvullingen
• Gesprekken en contactmomenten
• Incidenten en sancties

Zo ontstaat in één oogopslag een overzicht van alles wat er op de locatie is gebeurd.

Een soepelere overdracht tussen collega's

Naast de automatische samenvatting biedt het dagoverzicht ruimte voor een handmatige overdracht.

Medewerkers met de juiste rechten kunnen aanvullende bijzonderheden vastleggen die relevant zijn voor de volgende dienst. Ook is het mogelijk collega's te taggen waarmee is samengewerkt, zodat duidelijk is wie betrokken was bij de gebeurtenissen van die dag.

Hierdoor beschikken collega's bij de start van hun dienst direct over dezelfde actuele informatie en wordt de overdracht overzichtelijker en vollediger.

Snel terugkijken wanneer dat nodig is

Het dagoverzicht maakt het eenvoudig om terug te kijken naar eerdere dagen of vooruit te bladeren naar een andere datum. Via Vorige dag, Volgende dag en Vandaag navigeert u snel door de overzichten. Daarnaast kan iedere gewenste datum direct worden geselecteerd.

Werkt uw locatie nog deels met een papieren overdracht? Dan kan het volledige dagoverzicht eenvoudig worden geprint, zodat ook tijdens een fysieke overdracht alle relevante informatie beschikbaar is.

Direct inzicht vanuit het locatieoverzicht

Het dagoverzicht is niet alleen beschikbaar binnen een locatie.

Ook op het locatieoverzicht tonen de locatiekaarten direct een korte samenvatting van de gebeurtenissen van die dag. Zo ziet u in één oogopslag op welke locaties bijzonderheden hebben plaatsgevonden en waar mogelijk extra aandacht nodig is.

Minder zoeken, meer overzicht

Een goede overdracht draait niet alleen om het vastleggen van informatie, maar vooral om het snel kunnen terugvinden ervan. Door de gebeurtenissen van een dag automatisch samen te brengen, helpt het dagoverzicht medewerkers om iedere dienst met hetzelfde actuele beeld te beginnen.

Dat bespaart tijd, voorkomt dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien en ondersteunt een zorgvuldige overdracht tussen collega's. Zo draagt VVS bij aan een overzichtelijke en efficiënte werkwijze binnen de dagelijkse praktijk van gemeentelijke opvang.