Hoe krijgt u direct inzicht in wie aanwezig is op een opvanglocatie?

Gemeente Gouda is de eerste gemeente die het nieuwe QR-pasjessysteem van het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS) in gebruik neemt.

Op een opvanglocatie is het belangrijk om altijd te weten wie aanwezig is. Bewoners vertrekken, komen terug of zijn voor langere tijd afwezig. Tegelijkertijd moet deze informatie betrouwbaar worden vastgelegd, zonder dat medewerkers meerdere registraties hoeven bij te houden.

In de praktijk gebeurt dit op veel locaties nog deels handmatig. Een in- of uitcheck wordt geregistreerd, terwijl afwezigheden vaak apart worden bijgehouden in bijvoorbeeld een Excel-bestand. Dat kost tijd en vergroot de kans op dubbele administratie.

Daarom introduceert VVS een nieuwe module voor QR-pasjes en toegangscontrole.

Gemeente Gouda is de eerste gemeente die met deze nieuwe functionaliteit aan de slag gaat.

In- en uitchecken met een QR-pasje

Met de nieuwe module krijgt iedere bewoner een eigen QR-pasje. Ook bezoekers kunnen desgewenst een eigen bezoekerspas ontvangen.

Bij de ingang van een opvanglocatie scant een medewerker of beveiliger het pasje. Dit kan met een aangesloten handscanner, de camera van een apparaat of via handmatige invoer.

Na iedere scan is direct zichtbaar of iemand succesvol is ingecheckt of uitgecheckt. Ook ontvangt de medewerker een duidelijke visuele en geluidssignalering. Wanneer er iets niet klopt, wordt dit direct aangegeven zodat er meteen actie kan worden ondernomen.

Op het pasje staan geen zichtbare persoonsgegevens. De QR-code is een willekeurige code die alleen binnen VVS aan een bewoner gekoppeld is. Bij verlies of diefstal is het pasje daardoor niet herleidbaar tot een persoon en kan het direct worden geblokkeerd.

"Het pasjessysteem van VVS geeft ons op een eenvoudige en betrouwbare manier inzicht in de aanwezigheid van bewoners op de opvanglocatie. Daarnaast ondersteunt het ons bij het monitoren van de 28-dagenregeling, waardoor we tijdig kunnen signaleren wanneer bewoners langere tijd afwezig zijn. Dat draagt bij aan een veilige uitvoering van de opvang."

Gemeente Gouda

Altijd een actueel overzicht van de aanwezigen

Iedere scan wordt automatisch vastgelegd in VVS.

Per scan worden onder andere het tijdstip, de locatie en de richting van de scan, in of uit, geregistreerd. Hierdoor is op ieder moment inzichtelijk welke bewoners zich op een locatie bevinden.

De scanmomenten zijn terug te vinden in het dossier van een bewoner en kunnen daarnaast centraal worden geraadpleegd voor de locaties waarvoor een medewerker bevoegd is.

Afwezigheid automatisch registreren

Een belangrijk voordeel van de nieuwe module is de koppeling met de bestaande afwezigheidsregistratie.

Wanneer een bewoner een locatie verlaat, start automatisch een teller. Keert de bewoner binnen de ingestelde termijn terug, dan wordt geen afwezigheid geregistreerd.

Blijft iemand langer weg, dan wordt de afwezigheid automatisch vastgelegd binnen VVS.

Hierdoor hoeven medewerkers deze informatie niet langer apart bij te houden en ontstaat één centrale registratie in plaats van meerdere administraties naast elkaar.

Zelf QR-pasjes genereren en printen

Gemeenten kunnen binnen VVS eenvoudig QR-codes genereren voor bewoners en bezoekers.

Afhankelijk van de inrichting van de locatie kunnen deze direct worden afgedrukt op labels of worden gebruikt op bestaande pasjes. Zo blijft de uitgifte volledig in eigen beheer en kan een nieuw pasje eenvoudig worden aangemaakt wanneer dat nodig is.

Minder administratie, meer overzicht

Met de nieuwe QR-module worden toegangscontrole, aanwezigheid en afwezigheidsregistratie met elkaar verbonden.

Daardoor ontstaat één centrale werkwijze waarin scanmomenten automatisch worden geregistreerd en medewerkers altijd beschikken over een actueel overzicht van de aanwezigheid op een opvanglocatie.

Gemeente Gouda is de eerste gemeente die deze nieuwe functionaliteit in gebruik neemt. De ervaringen uit de praktijk vormen een belangrijke stap in de verdere ontwikkeling van deze nieuwe module binnen VVS.

Ook meer inzicht op uw opvanglocaties?

Wilt u weten wat het pasjessysteem voor uw opvanglocaties kan betekenen, of bent u benieuwd naar de andere mogelijkheden van VVS? Neem gerust contact met ons op. We laten u graag zien hoe VVS binnen uw gemeente kan worden ingezet.